PSE jako solidny partner

PSE jako zamawiający prowadzą postępowania o udzielenie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane publiczne i niepubliczne na podstawie ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: „ustawa Pzp”) wraz z aktami wykonawczymi oraz Procedury udzielania zamówień w PSE (dalej: Procedura).

O udzielenie zamówienia w PSE mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
• mają wiedzę i doświadczenie,
• dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej możliwość realizacji zamówienia;
• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

Szczegółowy sposób prowadzenia postępowań określają przepisy ustawy Pzp oraz Procedury udzielania zamówień w PSE.

W celu zachowania transparentności działań związanych z udzielaniem zamówień, postępowania o udzielenie zamówień publicznych oraz niepublicznych przygotowujemy i przeprowadzamy zgodnie z zasadami:

• uczciwej konkurencji,
• bezstronności i obiektywizmu,
• równego traktowania wykonawców,
• przejrzystości.

Wskazanych zasad przestrzegamy na wszystkich etapach postępowania: w fazie jego przygotowywania, na etapie prowadzenia postępowania (opracowując specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz powołując komisję przetargową), a także w trakcie prowadzenia postępowania. Ponadto, czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm całej procedury.

Zasada uczciwej konkurencji stanowi najważniejszą zasadę prowadzenia i rozstrzygania postępowań przetargowych. Jej stosowanie umożliwia równy dostęp do informacji o zamówieniach oraz do samych zamówień wszystkich zainteresowanych podmiotów. Zasada ta dotyczy m.in. sposobu przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji. Powinna być uwzględniana również na etapie opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu przedmiotu zamówienia. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób utrudniający uczciwą konkurencję. Powinien być opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą wystarczająco dokładnych i zrozumiałych określeń, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Tryby przetargowe narzucają niekiedy minimalną liczbę potencjalnych wykonawców w celu zagwarantowania przestrzegania zasady uczciwej konkurencji.

Prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji wymaga przestrzegania następujących reguł:

• dopuszczenie do udziału w postępowaniu wielu wykonawców,
• określenie wymagań gwarantujących dostęp do zamówienia tylko wykonawcom wiarygodnym,
• określenie warunków zamówienia w sposób umożliwiający wykonawcom przygotowanie konkurencyjnej oferty.

Zasada uczciwej konkurencji odnosi się również do wykonawców. Złożenie oferty stanowiącej czyn nieuczciwej konkurencji jest przesłanką do odrzucenia oferty.

Zgodnie z zasadą równości, zwaną również „zasadą równego traktowania ubiegających się o zamówienie”, wszystkich wykonawców należy traktować na równych prawach i z zachowaniem tożsamych kryteriów. Zamawiający nie może zastosować wymagań preferujących określonego wykonawcę. Wobec wszystkich wykonawców powinien stosować jedną miarę, czyli stawiać takie same wymagania, tak samo weryfikować ich spełnienie oraz egzekwować je.

Przygotowując postępowanie, zamawiający określa w warunkach zamówienia swoje wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia (przedmiotowe), sposobu realizacji zamówienia (kontraktowe) oraz osoby wykonawcy (podmiotowe). Powinien również określić sposób potwierdzenia spełniania wymagań przez wykonawców. Po otrzymaniu ofert, zgodnie z ustalonymi przez siebie zasadami, zamawiający weryfikuje spełnienie wymagań przez wykonawców i – stosownie do wyników tej oceny – podejmuje decyzje co do udzielenia zamówienia.

Prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący równe traktowanie wykonawców wymaga:

• określenia wymagań w sposób jednakowy dla wszystkich wykonawców zainteresowanych uzyskaniem zamówienia,
• określenia dla wszystkich takiego samego sposobu potwierdzenia spełnienia wymagań,
• rozstrzygnięcia – poprzez porównanie informacji i dokumentów złożonych przez wykonawcę z wymaganiami – czy wykonawcy spełniają wymagania i stosownie do wyników oceny, podjęcia decyzji określonych w warunkach zamówienia.

Zasada ta obowiązuje zarówno na etapie stawiania warunków udziału w postępowaniu, jak i podczas oceny złożonych ofert lub wyboru oferty najkorzystniejszej. Zasada równości oznacza zakaz dyskryminowania poszczególnych wykonawców ze względu na ich status prawny, siedzibę wykonawcy lub jego właściwości.

Przejrzystość oznacza jasne i jednoznaczne reguły gry. Realizacji zasady przejrzystości służy jawność postępowania – rozumiana jako dostęp wszystkich zainteresowanych uczestników postępowania do związanych z nim informacji na równych zasadach – oraz zachowanie maksymalnej bezstronności i obiektywizmu przy wszystkich podejmowanych czynnościach.

Nasza organizacja, jako podmiot odpowiedzialny społecznie, współpracuje z szerokim gronem wykonawców i dostawców.

Główne grupy dostawców PSE to: wykonawcy prac inwestycyjnych, modernizacyjnych i remontowych, realizujący prace w zakresie majątku sieciowego, dostawcy aparatury i sprzętu oraz firmy świadczące usługi.

W 2019 kontrahenci PSE (wg wartości kontraktu) pochodzili w:

• 97,5 proc. z Polski,
• 2,5 proc. z krajów Unii Europejskiej.

Nasza polityka zakupowa realizowana jest zgodnie z przepisami: ustawą z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi wydanymi do ustawy, Dyrektywą PE i Rady 2014/25/UE z 26 lutego 2014 r. ws. udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, Dyrektywą PE i Rady 2009/81/WE z 13 lipca 2009 r. ws. koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa oraz Komunikatem wyjaśniającym KE dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02).

Wszystkie działania realizowane przez wykonawców realizowane są jako działania PSE i wpływają na wizerunek spółki jako inwestora. Ze względu na to szczególnie istotne są wysokie standardy i spójne wytyczne dotyczące współpracy wykonawców z lokalnymi społecznościami, o które dbamy na co dzień.

Za realizację procesu inwestycyjnego w zakresie budowy, rozbudowy i modernizacji majątku sieciowego odpowiada w naszej organizacji wyspecjalizowana jednostka, realizująca zadania w ramach struktury projektowej – Centralna Jednostka Inwestycyjna (CJI). Jest ona odpowiedzialna za prowadzenie inwestycji na każdym etapie trwania projektu – od momentu wpisania projektu do Portfela inwestycji, poprzez przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, do momentu zakończenia jego realizacji. Za procesy zakupowe CJI odpowiada utworzony Wydział Zamówień Publicznych i Niepublicznych (WZ).

WZ pełni wiodącą rolę podczas prowadzenia i udzielania zamówień w zakresie inwestycji CJI. Świadczy również funkcje doradcze oraz wspierające dla klientów wewnętrznych we wszystkich zagadnieniach związanych z prowadzeniem postępowań zarówno niepublicznych, jak i publicznych.

Dla pozyskania szerokiej wiedzy i monitorowania pojawiających się na rynku rozwiązań technicznych, CJI w uzasadnionych przypadkach przeprowadza dialogi techniczne z potencjalnymi wykonawcami. Dialog techniczny (w odróżnieniu od dialogu konkurencyjnego) nie stanowi odrębnego trybu postępowania, ale jest pewnym etapem w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia.

Korzyści wynikające z dialogu technicznego to:

• rozszerzenie konkurencji poprzez identyfikowanie barier mogących ograniczać dostęp wykonawców do zamówień publicznych,
• zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych w dziedzinie właściwej dla przedmiotu zamówienia,
• promocja innowacji poprzez system zamówień publicznych, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych i zaawansowanych technologicznie,
• skonfrontowanie potrzeb zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez funkcjonujące na danym rynku podmioty świadczące określonego rodzaju dostawy, usługi czy roboty budowlane,
• przygotowanie do realizacji zamówienia zwłaszcza w zakresie szczegółowego określenia jego przedmiotu, a w konsekwencji – również do zapewnienia celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków,
• określenie czynników determinujących techniczną jakość bądź ekonomiczną wartość zamówienia publicznego; określenie optymalnych kryteriów oceny ofert pożądanego przez zamawiającego przedmiotu zamówienia i najbardziej adekwatnych rozwiązań prawnych odnoszących się do ewentualnej przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego, którego dialog techniczny dotyczy,
• szczegółowa identyfikacja kosztów udzielenia zamówienia publicznego, określenie ewentualnych ryzyk kontraktowych, ich optymalny rozkład pomiędzy strony umowy oraz analiza możliwych sposobów ich ograniczenia.

W celu doprecyzowania potrzeb i wymagań w ramach prowadzonych inwestycji, CJI zastosowała tryb dialogu konkurencyjnego. Dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

Dialog konkurencyjny jest procedurą, która znajduje zastosowanie przede wszystkim w sytuacji, kiedy instytucje zamawiające są w stanie określić swoje potrzeby i wymagania, jednak nie potrafią ustalić, w jaki sposób mają być one spełnione, a dodatkowo nie są w stanie ocenić, jakie rozwiązania techniczne, finansowe czy prawne może im zaoferować w tym zakresie rynek.

Dialog konkurencyjny może być również użyteczny w odniesieniu do robót budowlanych, których przedmiotem są niestandardowe budynki lub w sytuacjach, kiedy roboty budowlane obejmują projektowanie lub rozwiązania innowacyjne oraz usługi lub dostawy wymagające prac dostosowawczych lub projektowych.

W celu optymalizacji i możliwego ujednolicenia dokumentacji postępowania oraz zwiększenia rynku wykonawców, WZ pracuje nad przygotowaniem standardowych warunków udziału w postępowaniach inwestycyjnych, które z jednej strony nie ograniczą rynku potencjalnych wykonawców, z drugiej zaś – zapewnią bezpieczną realizację inwestycji.

Zdefiniowane w taki sposób warunki udziału w postępowaniach pozwolą na szybsze i sprawniejsze sporządzanie dokumentacji postępowania oraz zniwelowanie różnic pomiędzy poszczególnymi postępowaniami o udzielenie zamówienia.

Standaryzacja i powtarzalności warunków udziału w postępowaniu znacząco zwiększa prawdopodobieństwo dokonania wyboru przez zamawiającego takich wykonawców, którzy będą dawać gwarancję prawidłowego, tzn. zgodnego z oczekiwaniami zamawiającego, wykonania przedmiotu zamówienia. Na zamawiającym ciąży przy tym obowiązek zapewnienia, by te warunki podmiotowe pozwalały na wyłonienie wykonawcy dającego rękojmię należytego wykonania zamówienia, nie naruszając przy tym zasady równego traktowania wykonawców bądź zasady uczciwej konkurencji.

CJI wprowadziła dodatkowe rozwiązania mające na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa realizacji inwestycji oraz współpracy z wykonawcami w postaci zastosowania pozacenowych kryteriów oceny ofert, umożliwiających dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej, a nie najtańszej.

1. Jednym ze stosowanych kryteriów jest organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, jeśli właściwości te wpłyną znacząco na jakość wykonywanego zamówienia. CJI ocenia kwalifikacje i doświadczenie m.in. kierownika budowy, projektantów itp.
   
   Zdolność do wykonania zamówienia może zależeć w znacznym stopniu od zawodowej wartości osób zobowiązanych do jego wykonania, a na wartość tę składa się również doświadczenie zawodowe i wykształcenie tych osób. Zatem jeżeli zamówienie ma być wykonywane przez ekipę, to kompetencje i doświadczenie jej członków mają determinujące znaczenie dla oceny zdolności.
2. W ramach zamówień niepublicznych prowadzonych zgodnie z Procedurą udzielania zamówień w PSE możliwe jest zastosowanie kryterium pozacenowego – metodyka BVP (Best Value Procurement).
   
   W postępowaniach prowadzonych z wykorzystaniem modelu BVP zamawiający dokonuje oceny ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami pozacenowymi dotyczącymi:
   
   • efektywności wykonawcy opartej na doświadczeniu jego personelu rozumianym jako organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji danego zamówienia – z uwagi na fakt, że właściwości personelu mają znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia, a w efekcie na ekonomiczną wartość oferty,
   • przygotowanego przez wykonawców opisu zidentyfikowanych ryzyk projektu oraz planu ich ograniczenia,
   • opisu szans i wartości dodanej, którą wykonawca może zapewnić zamawiającemu,
   • przeprowadzenia spotkania z wykonawcą, które pozwala na ocenę motywacji zespołu projektowego wykonawcy oraz jego wiedzy nt. projektu, zdolności oceny i zarządzania ryzykami związanymi z projektem oraz wartości dodanej, jaką jest w stanie zapewnić.

Każdemu z ww. kryteriów przypisywana jest określona waga i każde z nich opisywane jest w skali punktowej, co ułatwia ich zsumowanie i przyznanie punktacji każdemu z wykonawców. Kryteria muszą być związane z przedmiotem zamówienia, a przede wszystkim opisane w sposób obiektywny, niedyskryminacyjny i weryfikowalny – tak, aby zamawiający nie miał nieograniczonej swobody w ich interpretacji oraz ocenie, co zaburzałoby transparentność procesu.